Modele gratuite de facturi

• Model de factură
• Model de ofertă de preț
• Invoice: model de factură în engleză
• Model de notă de credit
• Model de factură proforma
• Model de notă de debit

Ce este un model de factură?

Un model de factură este un format prestabilit al unei facturi. Scopul său principal este crearea de facturi. Modelul de factură se poate edita, personaliza și descărca. Acesta contribuie la facilitarea utilizării și la coerența datelor, deoarece întreprinderea care întocmește factura poate utiliza un model de factură personalizat cu datele companiei precompletate.

Cum emiți o factură către un client utilizând un model de factură

În general, pentru a emite o factură unui client utilizând un model de factură, se parcurg următorii pași.

1. Actualizează conținutul de bază al modelului de factură

   Conținutul de bază al facturii include datele vânzătorului și ale clientului, adresele de contact, data facturii, descrierea produsului sau a serviciului, cantitatea expediată clientului, tariful convenit cu clientul, cota de TVA aplicabilă și valoarea TVA, plata totală solicitată în factură și orice alte informații suplimentare care sunt legate de tranzacția comercială.

   Informațiile trebuie să fie complete, exacte și lipsite de erori matematice sau de orice alte inexactități generale.

   În mod similar, după caz, conținutul facturii trebuie să fie susținut de documente sursă fiabile. De exemplu, pentru a asigura acuratețea facturii, cantitatea de mărfuri care urmează să fie facturată trebuie să fie aceeași cu cea detaliată în contractul comercial.

2. Atașează sau printează factura și trimite-o clientului

   În cazul în care întreprinderea decide să trimită facturi electronice clienților săi, pașii implicați includ încărcarea fișierului într-o fereastră de e-mail, introducerea adresei de e-mail și a conținutului, apoi trimiterea acestuia către clientul vizat. Pe de altă parte, dacă întreprinderea decide să trimită facturi fizice, factura trebuie tipărită și introdusă într-un plic. Adresa sediului comercial al destinatarului se trece pe plic și acesta este trimis clientului prin poștă.

Verifică dacă este necesar să modifici formatul de fișier al modelului de factură

Există posibilitatea de a schimba formatul de fișier al modelului de factură dacă întreprinderea dorește acest lucru. De exemplu, dacă întreprinderea a descărcat un fișier Word și i-a actualizat conținutul, poate că vrea să convertească formatul Word într-un format PDF. Un format PDF este folosit mai des în procesul de facturare.

Pot exista diferite formate de fișier pentru o factură. Urmează o discuție pe această temă.

Formate de facturi

Există diverse formate care permit întocmirea facturilor. Aceste formate includ, fără a se limita la, PDF, Excel, Word, Google Docs, Google Sheets și așa mai departe. Întreprinderea are libertatea de a selecta oricare dintre aceste formate de facturi menționate. Cu toate acestea, după cum s-a menționat anterior, PDF este unul dintre cel mai frecvent utilizate formate de facturi. Motivul se datorează următoarelor aspecte.

De ce este modelul de factură PDF considerat a fi cel mai bun?

Următoarele caracteristici recomandă factura PDF ca unul dintre cele mai bune modele de facturi.

• Cel mai bun pentru trimiterea prin e-mail

  Formatul PDF este considerat unul dintre cele mai sigure atașamente. Prin urmare, este mai puțin probabil ca acesta să fie blocat de platformele de e-mail. Acest lucru permite facilitarea fluxului neîntrerupt de informații între vânzător și cumpărător.

• Compatibilitate universală

  Fișierul PDF poate fi accesat de clienți în orice moment, fără a fi necesară achiziționarea vreunui software. Acest lucru se datorează capacității formatului de factură PDF de a fi acceptat de toate sistemele de operare, precum Windows, MacOS, Linux, iOS și Android.

• Formatare stabilă

  Formatarea și aspectul fișierului rămân neschimbate atunci când se utilizează un fișier PDF. Acest lucru contribuie la siguranța faptului că destinatarul facturii poate vedea conținutul original sau așezarea în pagină creată inițial.

• Ușor de printat pe hârtie fizică

  Un mare avantaj al facturii PDF este faptul că tot ceea ce trebuie să faci este să dai clic pe butonul de printare. Utilizatorul nu trebuie să seteze manual formatul hârtiei, deoarece imprimantele vor adopta automat setările lor, în conformitate cu marginile paginii PDF. Acest lucru aduce un plus de ușurință în utilizarea facturilor PDF.

• Ușor de personalizat

  Conținutul documentului PDF este ușor de personalizat. De exemplu, modelul de factură poate fi actualizat pentru a se potrivi cu logoul, așezarea în pagina, tema, designul sau orice alt conținut sau componentă a facturii tale. De asemenea, în documentul PDF pot fi adăugate hyperlinkuri și alte informații suplimentare.

Toate aceste caracteristici menționate fac din factura PDF unul dintre cel mai acceptate modele de facturi pentru întreprinderi.

Ce este un model de factură detaliată?

Un model de factură detaliată înseamnă că factura conține o descriere detaliată a produselor și/sau serviciilor individuale. Descrierea constă într-o prezentare a mărfurilor, precum și a costului corespunzător al acestora. Pentru a ajunge la valoarea totală a facturii create, se însumează valorile corespunzătoare fiecărui rând de articole.

Această descriere detaliată este utilă în procesul de revizuire și de reconciliere, deoarece permite garantarea exactității și exhaustivității evidenței comerciale.

Concluzie

Pe scurt, un model de factură este un format de fișier ce poate fi editat, personalizat, modificat și descărcat, care se utilizează pentru întocmirea unei facturi. În general, întreprinderile mici aleg să utilizeze modele de facturi, pentru că este ușor și ieftin. În plus, nu necesită un program sofisticat pentru a pregăti factura.

Ca parte a procesului de facturare, modelul de factură este descărcat, personalizat, actualizat și apoi trimis clienților. Diferitele formate ale modelului de factură includ PDF, Excel, Word și Google Docs, dar și altele.

Formatul PDF este cel mai frecvent utilizat în întreaga lume datorită caracteristicilor sale excepționale. Printre aceste caracteristici, se numără faptul că este ușor de utilizat, mai puțin probabil să fie blocat de platformele de e-mail, ușor de printat și ușor de accesat. Întreprinderea poate opta pentru un model de factură detaliată. Această detaliere face ca factura să fie ușor de analizat și de înțeles, ajutând în același timp la reconcilierea conținutului acesteia.